Pourquoi organiser votre séminaire à Bourges

Séminaire, Team Building, pas toujours simple de réussir son événement annuel.

Pour commencer, c’est au début des années 1980 que le concept de teambuilding est apparu. Il a pour objectif premier de resserrer les liens au sein de l’entreprise.

Pour organiser une soirée cohésion d’équipe avec vos collaborateurs, voici quelques étapes à suivre.

Séminaire : Fixez une date qui convient à tous

MISSION IMPOSSIBLE direz vous ! C’est vrai. C’est vrai que réunir tous ses collaborateurs sur une même date est presque irréel. D’où l’idée d’anticiper ce moment, de regarder l’agenda et de bloquer une date à communiquer rapidement à vos collaborateurs.

Comment fixer cette date ? Définissez le / les objectifs de cette journée. Il peut y avoir plusieurs raisons anciennes ou nouvelles à l’organisation de ce genre d’événement de cohésion.

Vous pouvez avoir besoin de rassembler vos collaborateurs pour :

• Délivrer un message unique
• Accueillir les nouveaux membres du personnel
• Remercier des collaborateurs partant en retraite
• Réunir différentes antennes réparties sur un département, une région, ou sur toutes la France.
• Fêter un événement calendaire (Noël, nouvel an, les vacances d’été, …)
• Lancer un nouveau produit, logiciel, programme, une nouvelle organisation.

En fonction de CE besoin, pour identifierez la période plus facilement. Si vous souhaitez fêter Noêl alors vous devez absolument dégager l’agenda de vos collaborateurs sur le mois de décembre.

Si vous souhaitez annoncer le programme des évènements et objectifs de l’année à venir, alors vous devez privilégier le mois de janvier.

Pour d’autres besoins, vous opterez peut être tout simplement pour une date où la charge de travail est dîte « creuse » et dont vous savez qu’il sera plus facile de prévoir une journée en dehors des murs pour tout le monde.

Séminaire : Choisissez un lieu approprié pour l’événement

La qualité de votre événement passera également par ce point. Prenez soin de vos collaborateurs, surprenez-les !

Emmenez les dans un lieu accueillant. La chaleur et convivialité du lieu facilitera les interactions le jour J.

Emmenez les dans un lieu qu’ils ne connaissent probablement pas, en tout cas pas totalement puisque vous y allez là dans un contexte professionnel. Certaines structures prévoient des aménagements pour le public « particuliers » et d’autres pour la clientèle « entreprise ».

Emmenez les dans un lieu facile d’accès :

• Proximité géographique de leur lieu de travail habituel (environ à mi chemin pour tout le monde pour ne pas faire de jaloux ni de perdants dans le choix de la ville de destination)
• Facilité avec le trafic routier ou ferroviaire (sortie d’autoroute, gare, adresse trouvable facilement sur le GPS)

A journée exceptionnelle, organisation exceptionnelle : proposez-leur de covoiturer, ce qui initiera les premiers rapprochements de vos collaborateurs qui pourront échanger et pour certains faire connaissance dès le trajet.

Séminaire : Prévoyez des activités divertissantes pour renforcer l’esprit d’équipe

Imaginez Claudine de la compta faire du lancer de hache. Imaginez Georges le directeur de l’agence, s’emflammer sur « allumer le feu » au Karaoké,

Pensez bien que les collaborateurs qui ont le plus d’anciennenté ont déja des années d’ateliers de cohésion d’équipe derrière eux : les visites au zoo, les ateliers cuisine, la danse folklorique, le yoga du rire, l’atelier céramique, …honnêtement c’est déjà vu et revu ! Et vos collaborateurs ne manqueront pas de comparer entre eux les ateliers identiques (atelier « macaron » en 1999 = 5 points, atelier « nouilles chinoises » en 2023 = 3 points). Proposez leur du neuf, de l’atypique, emmenez-les là où vous avez envie de les emmener, de les voir se dépasser.

C’est aussi cela organiser un teambuilding c’est proposer aux personnes de se dépasser, donner l’occasion de se découvrir autrement.

Osez de l’atypique, osez du différent pour rendre ce moment inoubliable et surtout FUN!

Assurez-vous de fournir de la nourriture et des boissons pour tout le monde

Avant ou après les activités il faut prévoir le temps « repas ». Au choix, petite restauration debout, repas traiteur assis, gastronomie française ou saveurs internationales, pensez à ce moment clé de la convivialité : l’instant repas.

IMPORTANT : cet instant repas est une formidable occasion de montrer que vous prenez soin de tout le monde. En amont, faites le tour des memebre de votre équipe et pensez à leur demander les allergènes, les régimes particuliers (végétarien, sans porc,..). C’est peut être un détail pour vous, mais pour eux, ça veut dire beaucoup !

Séminaire : Envoyez des invitations claires et précises à vos collaborateurs

Ces journées en dehors des murs des bureaux et des habitudes des uns et des autres, peut être source d’angoisses pour ceux qui aiment contrôler leur environnement et savent comment évoluer dedans lorsqu’il est sans surprise et prévisible. Changez une ligne dans leur organisation de journée et vous les démotivez à coup sur (avant même d’avoir commencé ce rendez vous annuel. Avouez que c’est totalement contre productif !).

Commencez donc par rassurer vos collaborateurs et donner leur les informations minimum garantissant leur sécurité et leur engagement à se motiver pour un événement hors des sentiers battus.

La cohésion de groupe commence par un précepte simple : même lieu, même heure. Vous devez fournir une invitation claire et précises c’est à dire regroupant les informations pratiques leur permettant de savoir où ils vont et pour quelle heure.

Poursuivez en présentant les modalités sur place, car vous les emmenez peut être dans un lieu qu’ils ne connaissent pas, surtout quand vous délocalisez votre événement dans une autre ville, une autre région (ex : sur place parking gratuit, accès handicapés, toilettes sur place, casier sécurisé pour les manteaux et sacs à main, prévoir une tenue confortable, ..). Avec ce minimum d’information ils se font une idée de ce qu’ils doivent penser à emmener par exemple, ou bien encore leur donne des précisions sur le temps à estimer pour arriver sur le lieu de l’événement. Par exemple en indiquant « sur place, parking gratuit », vos collaborateurs sauront qu’arriver quelques minutes avant l’horaire demandé est suffisant car ils n’auront pas à tourner une demie heure dans le quartier pour trouver une place, et que cette place ne représente pas de dépense pour eux.

Et, pensez également à annoncer l’heure de fin de la journée. Vos collaborateurs pourront ainsi prévoir leur organisation de fin de journée. Là aussi ce point est primordial car il sécurise les organisations à envisager pour chacun (récupérer les enfants, aller à sa séance de sport, assurer le RDV médical programmé, …

N’hésitez pas à demander des suggestions à vos collaborateurs pour rendre l’événement encore plus agréable.

L’évènement de cohésion commence AVANT ce rendez vous physique hors les murs de l’entreprise. Il commence par cette envie de les réunir. Alors comme le leader est là pour motiver et non imposer, demandez leur ce qui les motive, de quoi ils ont besoin, envie pour cette journée.